In CalcBro können offene Positionen erfasst werden, wenn du für einen Kunden bereits eine Leistung erbracht hast, die abgerechnet werden soll. Das bedeutet, dass du jede erledigte Arbeit, wie zum Beispiel das Erstellen eines Newsletters, als offene Position hinterlegst, um später eine Rechnung daraus zu erstellen. Diese Funktion macht es besonders einfach, den Überblick über abzurechnende Leistungen zu behalten, ohne direkt nach jeder Aufgabe eine Rechnung schreiben zu müssen.
Was sind offene Positionen?
Offene Positionen sind Leistungen, die bereits erbracht, aber noch nicht abgerechnet wurden. Sobald du eine solche Leistung ausgeführt hast, kannst du diese in CalcBro erfassen und später bequem in einer Rechnung zusammenstellen. Beispiel:
Du hast einen Newsletter für einen Kunden erstellt, gelayoutet und versendet. Dies trägst du als offene Position ein. Später kannst du diese Position auswählen und daraus eine Rechnung erstellen.
So wird die Arbeit zur Abrechnung vorgemerkt, und du kannst deine Rechnungen flexibel erstellen, ohne Details zu verlieren.
Hier ein Beispielbild der „Offenen Positionen“-Übersicht einfügen.
Wie funktioniert das?
- Position erstellen: Gehe zu „Offene Positionen“ und klicke auf „Neue Position“.
- Leistungsdaten eingeben: Gib den Titel und eine kurze Beschreibung der erbrachten Leistung ein, z. B. „Newsletter Mai – Erstellung und Versand“.
- Betrag und Steuer festlegen: Trage den Betrag sowie die Steuer ein und speichere die Position.
- Rechnung erstellen: Wenn mehrere Positionen erfasst wurden, kannst du diese später auswählen und eine Rechnung direkt daraus erstellen. So bleibt die Buchhaltung sauber und übersichtlich, auch wenn du nicht nach jeder kleinen Aufgabe sofort eine Rechnung schreiben willst.
Hier ein Bild des „Position erstellen“-Fensters einfügen.
Wer profitiert von dieser Funktion?
Diese Funktion ist besonders nützlich für Berufsgruppen, die regelmäßig Leistungen für Kunden erbringen und diese gebündelt abrechnen möchten. Dazu gehören unter anderem:
- Grafikdesigner: Die Erstellung von Logos, Flyern oder Marketingmaterialien kann einzeln als offene Position erfasst und am Ende des Monats abgerechnet werden.
- Freelance-Programmierer: Neue Features, Bugfixes oder Updates für verschiedene Projekte können als Positionen gesammelt und abgerechnet werden, sobald genug Aufgaben erledigt wurden.
- Marketingagenturen: Monatliche Dienstleistungen wie Newsletter, Social Media Postings oder SEO-Optimierungen können erfasst und als offene Positionen hinterlegt werden, bis sie abgerechnet werden.
- Handwerker und Dienstleister: Reparaturen, Wartungen oder kleinere Arbeiten werden gesammelt und am Monatsende gebündelt in einer Rechnung zusammengefasst.
Beispiel: So nutzen Soloselbstständige Coaches und Berater die Funktion
Für Soloselbstständige, wie Coaches oder Berater, bietet die Funktion der offenen Positionen eine einfache Möglichkeit, Dienstleistungen nach getaner Arbeit zu erfassen und später abzurechnen. Ein Beispiel:
Schritt 1: Du führst ein Coaching oder eine Beratung durch und erstellst sofort danach eine offene Position in CalcBro mit dem Titel „Coaching Sitzung April“.
Schritt 2: Trage eine kurze Beschreibung ein,
z. B. „1 Stunde Coaching zum Thema Führungskräfteentwicklung“.
Schritt 3: Gib den Betrag sowie die Steuer an und speichere die Position.
Schritt 4: Am Ende des Monats wählst du alle offenen Positionen aus und erstellst eine Rechnung daraus.
Dieser Prozess spart Zeit, da du nicht für jede Sitzung sofort eine Rechnung schreiben musst und trotzdem den Überblick behältst. Eine andere Person kann später die Abrechnungen übernehmen, während du dich auf deine Kernarbeit konzentrierst.
Diese Funktion unterstützt dich dabei, effizienter zu arbeiten und gleichzeitig den Überblick über deine Finanzen zu behalten. Die Buchhaltung wird deutlich erleichtert, und du kannst dich auf das Wesentliche konzentrieren – deine Arbeit!